Administratieve steun klinkt als archiefwerk. In een bedrijf van een paar mensen is het eerder de afspraak waar de laatste versie ligt. De laatste versie van de offerte, van de opdracht van de klant, van wat er is toegezegd. Zijn het er drie, dan zijn er drie waarheden en begint elke afspraak met zoeken.
We brengen geen eigen applicatie mee en we dwingen niet tot vervanging van wat u al gebruikt. We vragen welk middel mensen echt openen. Is dat een gedeelde map en de post, dan staat de werkwijze daarop. Een nieuw middel dat alleen de koper ervan opent, verbetert de dossiervorming niet. Het voegt alleen een plek toe waar de versie ook niet ligt.
De minimale set die we met klanten opschrijven heeft vijf velden. Een opdrachtnaam die tussentijds niet wijzigt. Een eigenaar aan de kant van het bedrijf. De datum van de laatste afspraak met de klant. De plek van het bestand. En één zin over de volgende stap. Dat past in een tabel en op papier. Belangrijker dan het formaat is dat niemand er alleen eens per kwartaal naar kijkt.
Persoonsgegevens horen niet verder in die tabel dan de opdracht vereist. De naam van een contactpersoon bij de klant vaak wel. Burgerservicenummers, kopieën van identiteitsbewijzen en gezondheidsgegevens niet. Twijfelt het bedrijf wat het mag bewaren, dan wijzen we op het eigen privacybeleid en zo nodig op een jurist. Wij geven daar geen rechtmatigheidsverklaring over af.
De administratie is gelukt als een tweede persoon de laatste versie vindt zonder de eerste te bellen. Ze is niet gelukt als de map er netjes uitziet en mensen alsnog bestanden sturen met de naam „definitief definitief 3”. Dat tweede ziet u na veertien dagen, niet op de dag dat de map wordt aangemaakt.
De tekst beschrijft een werkwijze. Het is geen aanbod van een belegging en belooft geen bedrijfsresultaat.